1. Salesforceナレッジのレポートタイプの作成
Salesforceでは、カスタマイズされたレポートタイプを使用することで、必要なデータを分かりやすく抽出・表示することができます。Salesforceナレッジに関するレポートを作成するには、まずナレッジに基づいたレポートタイプを作成する必要があります。
手順
設定にアクセス
- Salesforce画面右上の「⚙」アイコンをクリックし、「設定」を選択します。
レポートタイプの設定を開く
- 設定メニューで、「レポートタイプ」と検索バーに入力して、表示される「レポートタイプ」オプションを選択します。
新しいカスタムレポートタイプの作成
- 「新規カスタムレポートタイプ」をクリックします。すると、以下のような設定画面が表示されます。
レポートタイプの基本情報を入力
- 「主オブジェクトの選択」で、「ナレッジ記事」を選択します。
- レポートタイプ名に任意の名前を入力（例：「ナレッジ記事レポート」）。
- 「レポートタイプの詳細」には、概要や説明を入力しておくと便利です。
- 「カテゴリ」で、作成するレポートタイプを分類するフォルダを指定します（例：営業、サービスなど）。
- 「リリース状態」は「リリース済み」に設定しておくと、他のユーザーも利用可能になります。
オブジェクトの関連設定（オプション）
- 必要に応じて、他のオブジェクト（例：ケースやアカウント）と関連付けたレポートを作成することも可能です。
- 「関連オブジェクトを追加」セクションから、ナレッジと関連のあるオブジェクトを選択し、「左外部結合」など結合タイプを設定します。
レポートタイプの保存とリリース
- 「保存」をクリックし、レポートタイプを保存します。
- 必要に応じて、ユーザーに対してリリース（公開）することもできます。
この手順で、ナレッジ記事に基づいたカスタムレポートタイプの作成が完了しました。このレポートタイプを使用することで、ナレッジ記事に関するレポートをより柔軟に作成できます。
2. Salesforceレポートの作成手順
次に、作成したレポートタイプを使用して、具体的なレポートを作成する手順を説明します。
手順
レポートタブにアクセス
- Salesforceのホーム画面から、「レポート」タブをクリックします。
- 「新規レポート」ボタンをクリックして、レポート作成画面に移動します。
レポートタイプの選択
- 「レポートタイプの選択」画面が表示されます。ここで、先ほど作成した「ナレッジ記事レポート」を選択します。
- 「開始」をクリックして、レポート作成画面に移動します。
列の追加とフィルタの設定
- レポート作成画面の左側に「列」リストが表示されます。このリストから、表示したい情報（例：タイトル、作成日、最終更新日など）を選択し、レポートにドラッグ＆ドロップで追加します。
- 「フィルター」オプションから、必要な条件を設定します。例として、記事の公開日や作成者によるフィルタリングが可能です。
- フィルター例:
- 「公開日」：過去30日以内
- 「作成者」：特定のユーザーまたは部門
- フィルター例:
グループ化の設定（オプション）
- 特定の項目（例：カテゴリや作成者）でグループ化することで、データをさらに見やすく整理できます。
- 左メニューから「グループ」のフィールドをドラッグし、レポート内に配置します。カテゴリ別やユーザー別の集計が可能です。
集計機能の追加（オプション）
- 数値データ（例：記事の閲覧数など）に対して、合計値や平均値を計算できます。
- 集計したい項目をクリックし、「サマリー」を選択することで、合計や平均などの集計が可能です。
チャートの追加（オプション）
- レポートをグラフで視覚化したい場合は、「チャートを追加」ボタンをクリックし、棒グラフや円グラフなどを選択します。
- チャートを追加すると、データの視覚的な理解が向上します。
レポートの保存
- レポート設定が完了したら、「保存＆実行」ボタンをクリックします。
- レポート名を入力し、フォルダを選択して保存します（例：「ナレッジ記事月次レポート」など）。
レポートの実行と確認
- 保存したレポートは、すぐに実行して結果を確認できます。また、レポートのスケジュール設定を行うことで、定期的に自動実行されるようにも設定可能です。
補足：Salesforceレポートに関するベストプラクティス
- 目的を明確にする：レポートの目的に応じてフィルタやグループ化を工夫することで、必要な情報がわかりやすく表示されます。
- 共有設定を確認する：レポートを共有する際は、ユーザーごとのアクセス権限に注意しましょう。
- 定期的な更新・メンテナンス：レポート内容が最新の状態を保つため、定期的にフィルタや集計内容を見直しましょう。
これで、Salesforceナレッジに基づくレポートタイプの作成と、そのレポートを使った実際のレポート作成手順が完了しました。Salesforceのレポート機能を活用することで、ナレッジ管理や業務改善に役立てることができます。